Það er ekki hægt að stjórna tímanum!

Orðið tímastjórnun gefur til kynna að það sé með einhverjum hætti hægt að stjórna tímanum. En allir vita að það er því miður ekki hægt. Í hringiðu þess stjórnlausa áreitis sem einkennir líf okkar nú á dögum vildu margir geta sett líf sitt á smá pásu, þó það væri ekki nema í smástund, bara rétt á meðan þeir ná andanum og yfirsýn.

Til að ná stjórn á eigin tilveru, yfirsýn, jafnvægi, hugarró eða hvað þú kýst að kalla það ástand þar sem þú nærð stjórn á athygli þinni, þarft þú að byrja á því að átta þig á hver staða þín er í raun og veru. Hvað ertu með marga bolta á lofti í einu? Ert þú stöðugt með það á tilfinningunni að þú sért að gleyma einhverju?

Það eina sem þú getur stjórnað er hvernig þú nýtir þann tíma sem þú hefur. Allir fá úthlutað 10.080 mínútum á viku. Hvernig stendur þá á því að sumir virðast koma mun meiru í verk en aðrir, ná meiri árangri og hafa líka meiri frítíma en aðrir? Hvað eru þeir að gera öðruvísi?

Nútímastjórnun er ekki spurning um afkastagetu þína. Nútímastjórnun gengur út á að þú öðlist yfirsýn út frá öllum þeim ábyrgðarhlutverkum sem þú sinnir (starfsmaður, maki, foreldri o.s.frv.) og að þú forgangsraðir því sem þú tekur þér fyrir hendur hverju sinni, með þinn megintilgang að leiðarljósi. Hvernig færa verk þín þig nær markmiðum þínum? Ertu að vinna í átt að eigin markmiðum eða ertu í meðvikni að vinna að markmiðum annara?

Hér á eftir er einfalt kerfi sem hjálpar þér að ná skilvirkari stjórn á tíma þínum, betri yfirsýn yfir öll ókláruð mál og þar af leiðandi aukinni hugarró og vellíðan. Það skiptir ekki máli hvað þú hleypur hratt ef þú veist ekki hvert þú ert að fara.

1. Náðu stjórn á athygli þinni – Dýrmætasta og mikilvægasta auðlind þín er athygli þín því allt sem þú veitir athygli vex og dafnar. Það er svo margt sem sækist eftir athygli þinni sem leiðir oft til þess að þú smyrð henni bæði þunnt og víða. Þú ert ekki til staðar þar sem athygli þinnar er krafist hverju sinni og þú leyfir huganum of oft að reika og ráfa stjórnlaust án þess að koma miklu í verk. Til þess að ná stjórn á athyglinni þarftu að taka til í huganum.

2. Hugsópun, tiltekt og forgangsröðun – Með því að setjast niður og skrifa niður á blað öll ókláruð verk, allt sem þú á eftir að gera bæði heima, í vinnunni og öll mál sem tengjast ábyrgðarsviðum þínum, þá ertu að taka ábyrgð og horfast í augu við stöðuna eins og hún er. Það er fyrsta og stærsta skrefið í að ná stjórn á athygli þinni. Farðu svo yfir allan listann og forgangsraðaðu verkunum með því að nota A, B og C. Merktu A fyrir framan áríðandi og mikilvæg verk, B fyrir framan mikilvæg verk sem eru ekki áríðandi og C fyrir framan verk sem eru hvorki áríðandi né mikilvæg. Það á eftir að koma þér skemmtilega á óvart hve mörg C verk falla um sjálft sig þegar þú tekur A og B verkin föstum tökum.

3. Tveggja mínútna reglan – Þetta er klárlega sú regla sem mun nýtast þér best um ókomna framtíð. Farðu yfir öll A og B verk og kláraðu öll verk sem taka þig minna en 2 mínútur að klára. Sjáðu svo til þess í framtíðinni að öll verk sem taka þig minna en 2 mínútur að klára fái aldrei að setjast að í samvisku þinni, kláraðu þau jafnóðum, alltaf! Smáverk taka jafnmikið af athygli þinni og þau stóru.

4. Finndu næstu aðgerð – Við hvert og eitt verk er nauðsynlegt að spyrja sig tveggja spurninga.

1.     Hvernig lítur „búið“ út, hvað verður búið að gerast þegar ég hef lokið við verkið? Þessi spurning snýr að útkomumiðaðri hugsun og innri hvata, að sjá fyrir sér bæði jákvæðar afleiðingar þess að klára verkið og neikvæðar afleiðingar þess að gera það ekki.

2.     Hvað er það fyrsta sem ég þarf að gera? Þessi spurning hefur með frestunaráráttu að gera. Verkið í heild getur valdið kvíða og streitu sökum stærðar en fyrsta aðgerð þarf ekki að taka langan tíma. Hálfnað verk þá hafið er.

5. Búðu þér til verk- og verkefnalista – Á verkefnalistann setur þú öll verkefni. Verkefni eru öll þau verk sem tekur meira en eina aðgerð að klára. Að skipta út brotinni rúðu í útidyrahurð er gott dæmi um verkefni. Það þarf að mæla rúðuna, finna fyrirtæki til að smíða nýja, fá verðtilboð, panta rúðuna, ná í hana, kaupa t.d kítti, nagla og hugsanlega nýja lista og loks skipta rúðunni út. Fyrsta aðgerð í þessu verkefni er að mæla brotnu rúðuna og það er það eina sem færi á verklistann. Verklisti er samansafn fyrstu aðgerða allra verkefna sem komu úr spurningu tvö í skrefi fjögur. Gott er að vera með einn verklista í vinnunni og annan heima.

6. Veldu verk þín af kostgæfni – Hafðu þína eigin hagsmuni að leiðarljósi þegar þú velur þér verk og taktu meðvitaða ákvörðun um að fresta þeim málum sem hafa lítil áhrif á hvert þú ert að fara. Þegar þú ert búinn að sópa út úr huganum öllum þeim málum sem kalla á athygli þína, búinn að finna næstu aðgerð allra verka skaltu hefjast handa. Hafðu 80/20 regluna ofarlega í huga. Það er staðreynd að 20% af þeim verkum sem fyrir þér liggja munu skila þér 80% af árangrinum. Góð leið er að byrja á leiðinlegum eða erfiðum A verkum, koma því versta frá. Oft eru það líka verk sem hafa setið á hakanum sökum leiðinda og eru þess vegna orðin áríðandi.

7. Regluleg endurskoðun – Að skrifa niður verk þín með þessum hætti eru skýr skilaboð frá þér til þín. Það hreinsar hugann og gefur þér bæði yfirsýn og hugarró að taka til hjá þér með þessum hætti. Þetta einfalda kerfi er einstaklega áhrifaríkt en það krefst þess að því sé viðhaldið. Með reglubundnum hætti þarft þú að gefa þér tíma og rými til að viðhalda listunum. Færa frá verkefnalistanum á verklistana næstu aðgerðir. Með þessum hætti getur þú verið þess fullviss að þú sért ekki einungis að nýta tíma þinn vel heldur einnig í átt að draumum þínum því þegar upp er staðið og öllu er á botninn hvolft þá er það þitt verk að tryggja þér velgengni í lífinu, ekki annara.

Höfundur: Ingvar Jónsson

#markþjálfun #tímastjórnun #Profectus #Ingvar_markþjálfi